На первый взгляд ИТ-аутстаффинг кажется минимально трудозатратным способом сделать проект при нехватке собственных сотрудников: достаточно найти проверенного подрядчика, объяснить ему задачи, договориться об оплате и количестве специалистов.
Если такой подход кажется вам вполне рабочим, попробуйте мысленно перенестись на несколько столетий назад и представить себя капитаном дальнего плавания в поисках команды. Предположим, что в те времена тоже были подрядчики, предлагающие своего рода корабельный аутстаффинг: с вас деньги, с них — все нужные люди, от боцмана до кока. А теперь задумайтесь: 18 век, деревянный корабль на парусах, автоматической навигации нет, спасательных операций и возможности связаться с землей тоже, а путешествие займет несколько месяцев. По сути, весь успех проекта зависит от команды. Насколько тщательно вы будете изучать ее участников и обсуждать условия, чтобы убедиться, что все пройдет гладко и вас не ждет бунт на корабле?
То же самое можно сказать про аутстаффинг ИТ-специалистов: да, гибель в открытом море вам не грозит, но провалить проект из-за того, что вы еще на берегу не проговорили все нюансы, вполне реально. Прежде чем заключать договор с подрядчиком, нужна большая предварительная работа.
Точно ли аутстаффинг?
Начнем с главного — нужно убедиться, что вам нужен вам именно аутстаффинг, а не инхаус или аутсорс. Подробнее об отличиях и преимуществах этих моделей мы уже рассказывали в одной из статей, но если кратко: инхаус — внутренняя команда, аутсорс — работа с внешней командой с фиксированным форматом, аутстаф — работа с внешней командой с гибким форматом. Как устроен сам аутстаффинг и кому он подходит, разобрано в базовой статье: IT-аутстаффинг без найма в штат.
После того, как определились с выбором и нашли подрядчика, вы, естественно, проговариваете с ним задачи, стек технологий, потребность в специалистах, сроки и KPI — все то, что вы будете фиксировать в договоре. Но есть еще несколько неочевидных, но обязательных к обсуждению моментов, о которых все постоянно забывают.
Первое: кто управляет процессом
Аутстаф-сотрудниками руководят два человека: со стороны клиента и со стороны подрядчика. Значит, нужно понять, есть ли у вас внутри такой специалист — именно человек с навыками управления внешней командой. Если его нет — это почва для потенциального конфликта интересов, поскольку работа с командой полностью отдается на откуп подрядчику. И есть риск, что он будет заинтересован формировать больше задач и наращивать бюджет.
Предупредить такой конфликт можно ретейнером — документом, где сразу прописаны все договорённости о критериях оценки, KPI, примерном бюджете и сроках.
Второе: планируете ли вы инхаус-команду
Если аутстаф для вас — временная мера, пока вы не набрали собственных сотрудников, то этот момент обязательно нужно обсудить с подрядчиком. Так вы сможете сформировать сроки и метрики, на которые будете ориентироваться и вы, и внешняя команда. Иначе говоря, вы прописываете, на каких этапах проекта и кого вы планируете нанимать в штат. Это позволит подрядчику и вам лучше планировать задачи, загрузку специалистов, поможет избежать неожиданностей и хаоса. Особенно это важно, когда внешняя команда занимается заказной разработкой продукта: продуманный план по заказной разработке ПО помогает синхронизировать этапы, загрузку специалистов и ожидания обеих сторон.
Третье: предварительная оценка
Конечно, в крупных проектах сложно сразу оценить весь объём задач и ресурсы, которые потребуются для их решения. Но если у вас есть какие-то примерные ориентиры, попросите подрядчика предварительно оценить необходимое количество часов работы — хотя бы в общем приближении. Так вы сможете составить представление о бюджете и обезопасите себя от возможного шока в будущем — если увидите, что какая-то задач требует тысячи часов. Если ваш бюджет не рассчитан на такие объёмы, вы сможете скорректировать план работ спокойно, а не в спешке.
Четвертое: дополнительные бонусы
Иногда клиенты дают дополнительную финансовую мотивацию для внешней команды — премии или денежные бонусы за достижение определенных показателей. Условия их начисления нужно зафиксировать в договоре: если вы просто обсудите их голосом, у подрядчика и у вас могут сформироваться разные ожидания. И впоследствии окажется, что вы друг друга неверно поняли или по-разному запомнили информацию — а это уже потенциальная возможность конфликта.
Проверка компетентности
Хорошо, когда вы помните о всех этих моментах: кто будет управлять командой с вашей стороны, планируете ли вы нанимать сотрудников инхаус, можете ли назвать предварительный объем задач и так далее. Но еще лучше, когда в ходе переговоров подрядчик сам задает вам эти вопросы. Если их не поступает, это повод задуматься: вероятно, у подрядчика мало опыта работы по аутстаффингу. И даже если у него в команде есть действительно классные разработчики, во время сотрудничества у вас могут возникнуть организационные или финансовые проблемы — поскольку качество работы зависит не только от участников команды, но и от того, насколько хорошо в ней налажены процессы.
Но разумеется, компетенции самих сотрудников — один из важнейших критериев выбора подрядчика на аутстаф. Перед началом работы проведите собеседование с каждым из специалистов и детально разобраться в их хард- и софт-скиллах.
Может случиться, что у вас нет человека с достаточной технической экспертизой, чтобы оценить квалификацию тех или иных сотрудников. Тогда вашему руководителю нужно обсудить с менеджером аутстаф-команды навыки каждого сотрудника, зоны их ответственности и взаимодействие между собой. Конечно, такие переговоры могут занять много часов и даже потребовать нескольких встреч. Но это очень важная часть подготовительной работы: если вернуться к нашему кораблю, капитан не может пренебречь знакомством с кем-то из команды — иначе где-то в открытом море он рискует увидеть, что все это время они плыли не в ту сторону.