Автоматизация
бизнес-процессов
в Москве

Разговор об автоматизации часто начинают с выбора платформы. Мы начинаем с часов. Сколько времени в неделю уходит на перенос данных руками, сколько на сверку двух таблиц, сколько на ответы об одном и том же статусе заказа. Эти часы легко посчитать: достаточно недельного дневника у двух-трёх сотрудников. Дальше видно, какой участок оплатит доработку за квартал, а какой не оплатит никогда.

Заявки: приходят из формы, почты, мессенджера и звонка, а живут в разных местах. Остатки: склад, сайт и учётная система показывают разные числа. Документы: счёт, акт и договор собираются вручную из трёх источников. Почти всегда достаточно закрыть один очаг, чтобы освободить заметное время. Все три сразу — дорого и рискованно.

Продажи: заявка из формы, почты и мессенджера попадает в одну воронку, менеджер не заводит карточку руками. Склад: остатки сайта, склада и учётной системы сверяются по расписанию, расхождение уходит ответственному, а не всплывает в конце месяца. Документы: счёт, акт и накладная собираются из данных сделки, без переклеивания реквизитов. Поддержка: типовое обращение получает ответ и маршрут по правилу, редкое уходит человеку с историей клиента. Найм: отклик с работного сайта попадает в таблицу с этапом и напоминанием, вместо ста писем в личной почте рекрутера.

Система, которую не объяснили сотрудникам, живёт до первого сбоя. Поэтому в проект входит короткая инструкция на одну страницу для каждой роли, живая встреча с разбором «а если у меня вот так», и период, когда мы отвечаем на вопросы в вашем рабочем чате. Отдельно договариваемся, кто внутри компании становится владельцем сценария после нас: без этого человека любая доработка снова приходит к подрядчику.

Если у процесса нет владельца и порядок шагов каждый раз новый, программа это зафиксирует и ускорит. Поэтому перед разработкой мы рисуем карту процесса: кто передаёт задачу дальше, по какому признаку, что считается готовым. Иногда после карты выясняется, что автоматизировать нечего — надо договориться внутри. Мы это говорим, а не продаём систему поверх неразобранного процесса.

Основные силы уходят не на интерфейс, а на стыки. Учётная система отдаёт выгрузку раз в сутки, справочники в разных системах расходятся, один контрагент записан тремя способами, у выгрузки нет журнала ошибок. Мы закладываем слой сверки данных с самого начала: расхождение видно в день появления, а не в квартальном отчёте, который не сходится.

Большой запуск сразу на всю компанию редко переживает первую неделю. Берём один отдел или один филиал, доводим сценарий до рабочего состояния, собираем замечания. Только после этого расширяем. Пилот считается закрытым, когда сценарий отрабатывает на реальных данных пять рабочих дней подряд без ручного вмешательства. Такой порядок дешевле и не парализует контору, если что-то пойдёт не так.

Автоматизация описывает правила: если пришла заявка такого типа, отправь её туда. Правила предсказуемы и проверяемы. Языковая модель полезна там, где правило сформулировать трудно: разобрать письмо свободной формы, собрать выжимку из переписки, ответить на типовой вопрос. Мы держим эти задачи раздельно и не ставим модель туда, где хватает условия. Про ИИ-часть у нас есть отдельные страницы — разработка AI-агентов и внедрение ИИ в процессы.

Тестовая копия учётной базы или хотя бы свежая выгрузка. Доступ в песочницу сервисов, где будем собирать сценарий. Один ответственный, который может согласовать спорный шаг без совещания. Действующий регламент участка, даже если он живёт в переписке. Плюс список исключений: кто и когда обходит правило законно. И согласие на недельный дневник у тех, чьё время мы собираемся освободить.

Сценарий, который проходит от начала до конца на ваших данных. Журнал операций, где видно каждое срабатывание. Инструкция для сотрудника на одну страницу. Замер времени до и после по тем же часам, что считали на старте. Без последнего пункта разговор о пользе превращается в обмен впечатлениями.

Один общий канал, куда валится каждое событие, через неделю перестают читать. Исполнителю уходит задача, руководителю — вечерняя сводка, клиенту — статус его заказа. Всё лишнее глушим на старте, иначе система приучает людей игнорировать сигналы.

Код и сценарии в вашем репозитории и в ваших аккаунтах сервисов. Схема интеграций с описанием, что куда ходит. Доступы оформлены на компанию. Если дальше развивать будет другая команда, ей хватит этого набора без звонка нам.

Не внедряем систему, потому что она есть у конкурента: у него другой процесс и другие люди. Не автоматизируем участок, который за квартал не отбивает работу. И не обещаем сокращения штата: чаще освободившиеся часы уходят на задачи, до которых раньше не доходили руки.

Хотите понять, какой участок автоматизировать первым? Оставьте заявку — посчитаем часы, нарисуем карту процесса и предложим пилот.