Автоматизация
бизнес-процессов
в Алматы

Сценарий, собранный для российской компании, в Алматы работает не полностью. Другая валюта и округление, свои формы первичных документов, электронные счета-фактуры, свой набор реквизитов контрагента. Требования уточняем с вашим бухгалтером до разработки. Чинить после первой выгрузки дороже.

Часть документов и обращений идёт на казахском, часть на русском. Системе нужны двуязычные шаблоны, корректная сортировка и поля, устойчивые к смене раскладки. Решать это надо на старте. Второй язык в готовом сценарии обходится дороже, чем заложенный сразу.

Покупатель в Казахстане ждёт привычный способ оплаты, а компания — понятной сверки поступлений. Мы смотрим, какие сервисы вы используете. Дальше проверяем обмен на реальных платежах: сумма, комиссия, возврат, частичная оплата. Возврат почти всегда оказывается самым слабым местом.

Значительная часть обращений приходит в переписку, минуя форму на сайте. Если эти сообщения живут в личном телефоне менеджера, они не считаются и теряются при увольнении. Мы сводим каналы в одну очередь с автором, статусом и сроком ответа.

Сверка остатков между складом, сайтом и учётом делается по расписанию, расхождение уходит ответственному. Если обмен идёт раз в сутки, сайт показывает вчерашнюю картину. Это можно менять, а можно честно писать на карточке товара, но решение принимается осознанно.

Неделю считаем часы: приём заявок, сверка, документы. Потом рисуем карту процесса и выбираем один участок. Пилот закрываем, когда сценарий отработал на реальных заказах пять рабочих дней без ручного вмешательства.

Мы работаем удалённо, и разница во времени с Алматы небольшая. Связь идёт в вашем мессенджере или трекере, статусы привязаны к этапам. Демонстрации записываем, чтобы их посмотрели те, кто не был на встрече.

Код и сценарии в ваших аккаунтах, схема интеграций, журнал операций, шаблоны документов в согласованном виде. Доступы оформлены на компанию.

Что автоматизация заменит договорённости с поставщиками или решит вопросы учёта вместо бухгалтера. Она убирает ручной перенос и потерянные заявки. И мы не берём участок, который за квартал не отбивает работу.

У торговой компании в Алматы заметная часть товара приходит из-за границы. Поставка тянет за собой инвойс, упаковочный лист, транспортные документы, сведения о происхождении. Всё это переносится в учёт руками, и в момент приёмки выясняется, что позиции в инвойсе названы не так, как в номенклатуре. Мы делаем таблицу соответствия наименований поставщика вашим позициям, и разбор поставки перестаёт быть отдельным проектом.

Закупка в одной валюте, продажа в другой. Себестоимость плавает вместе с курсом, а прайс живёт в файле и обновляется вручную раз в месяц. Пересчёт связываем с курсом на дату поступления. Историю цен храним. Видно, когда и почему позиция подорожала. Правило округления согласуем до запуска, иначе в счёте появляются копейки, которых нет в кассе.

Алматы — город с плотным трафиком и растянутой застройкой, маршрут курьера здесь считают временем в пути, а не километрами. Плюс отправки в другие города страны через транспортные компании. Мы закладываем окна доставки и статусы для клиента, а трек подтягиваем от перевозчика, если у него есть обмен данными.

Договоры, приложения, счета на предоплату и акты сверок расходятся по почтовым ящикам сотрудников. Мы заводим общий реестр: контрагент, предмет, срок действия, ответственный, сканы. Напоминание об окончании срока приходит заранее, а история переписки по договору остаётся в компании при смене менеджера.

Часть продаж уходит на торговые площадки, и у них своя дисциплина: отдельные остатки, сроки сборки, штрафы за отмену. Держать эти продажи в общем складском учёте без разделения нельзя. Мы разносим каналы по складам и следим за резервом: товар, обещанный площадке, не должен уходить покупателю в зале. Выдача заказа в пункте отмечается сканером, и статус меняется у клиента сам.

Абонентская модель требует регулярных начислений и понятной истории списаний. Если это ведут в таблице, клиент узнаёт о продлении из выписки. Мы настраиваем расписание начислений, уведомление перед списанием и приостановку при неуспешной оплате. Отказы от подписки фиксируем с причиной: через квартал видно, на каком месяце клиенты уходят чаще.

Короткий опрос после закрытия обращения даёт то, чего не даёт отчёт менеджера. Мы собираем оценки по сотрудникам и по типам обращений, а низкие оценки превращаем в задачу руководителю с текстом ответа клиента. Разговор о качестве перестаёт опираться на отдельные громкие случаи.

Компании, которые сдают технику или инвентарь, считают не продажи, а занятость единицы. Нужна бронь на даты, отметка о выдаче и возврате, фиксация состояния и залога. Календарь занятости показывает простой каждой единицы, а повреждения фиксируются фотографиями при приёме. Просрочка возврата превращается в задачу менеджеру, а не в неприятный разговор через месяц.

Табель ведут вручную, а фактические часы расходятся с графиком. Мы связываем отметки прихода с графиком смен и считаем переработки отдельно. Руководитель видит картину по неделе, бухгалтерия получает готовый табель, а спор о часах закрывается журналом отметок.

Нужен разбор процессов и понятный первый шаг? Оставьте заявку — посчитаем часы и предложим пилот на одном отделе.