Автоматизация
бизнес-процессов
в Самаре

Сначала считаем часы. Сколько уходит на приём заявок от клиентов, на составление графика выездов, на оформление актов, на поиск запчасти по складу. Числа собирают исполнители за неделю. Дальше понятно, какой участок окупит доработку за квартал.

У сервисной компании заявка не заканчивается продажей. Она проходит путь: приём, диагностика, согласование сметы, подбор запчастей, выезд, акт. На каждом шаге свой исполнитель и свой срок. Мы описываем маршрут целиком и ставим контроль: заявка, застрявшая на согласовании сметы, подсвечивается руководителю, а не ждёт звонка клиента.

Диспетчер держит расписание в голове и в таблице. Стоит одному выезду затянуться — рушится день у троих. Мы переводим планирование в общий календарь: у каждой бригады своя загрузка, адреса стоят по маршруту, перенос виден всем сразу. Клиент получает уведомление о времени приезда без звонка диспетчера.

Договор на обслуживание требует плановых работ по расписанию: раз в квартал, раз в полгода, по наработке. Про них вспоминают, когда клиент звонит с претензией. Мы ставим генерацию плановых заявок автоматически: система сама создаёт задачу за неделю до срока и напоминает ответственному.

Инженер уезжает на объект и обнаруживает, что нужной детали нет. Мы связываем заявку со складом. При согласовании работ запчасть резервируется. Её отсутствие видно до выезда, а не на объекте. Расход по каждому выезду списывается в акт, и склад сходится без ежемесячных разборов.

Акт выполненных работ подписывают на месте, а потом везут в офис и теряют. Мы переносим заполнение на телефон: инженер отмечает выполненное, фотографирует результат, клиент подписывает на экране. Документ уходит на почту клиенту сразу, а бухгалтерия видит закрытые работы в тот же день.

По одному адресу за годы накапливается история: что меняли, когда, с какой гарантией. Если она живёт в головах инженеров, уход человека стирает знание. Мы ведём карточку объекта: оборудование, серийные номера, выполненные работы, сроки гарантии. Новый сотрудник входит в задачу по карточке, а не по рассказам.

Смета собирается вручную: нормо-часы, запчасти по прайсу, выезд, надбавка за срочность. У разных инженеров получаются разные цифры за одну и ту же работу. Расчёт переносим в единую форму. Справочник работ и нормативов общий. Правка прайса обновляет все открытые сметы.

Основная работа прячется на стыках. Номенклатура запчастей должна одинаково называться в учёте, на складе и в акте. Один поставщик записан тремя способами. Слой сверки с журналом ошибок закладываем сразу, чтобы расхождение всплывало в день появления.

Инструкция по роли на одну страницу. Разбор на рабочем месте, включая выездных инженеров. Ответы в вашем чате первые недели. И человек внутри компании, который отвечает за сценарий дальше: обычно это технический директор или старший диспетчер.

Код и сценарии в ваших аккаунтах, схема обменов, журнал операций, справочник работ и нормативов в согласованном виде. Доступы оформлены на компанию.

Что система заменит квалификацию инженера и переговоры с клиентом. Она убирает потерянные заявки, забытые плановые работы и споры о том, что было сделано на объекте. И мы не берём участок, который за квартал не отбивает доработку.

Обслуживание по договору означает регулярные начисления и пакет документов каждый месяц. Бухгалтер собирает его вручную по списку клиентов. Мы настраиваем начисление по условиям договора и формирование комплекта одной операцией. Клиенты с разными условиями перестают путаться, а забытые счета исчезают как класс.

Жалоба на инженера приходит к руководителю через клиента, а не через систему. Мы добавляем короткий опрос после закрытия заявки и сводим оценки по каждому специалисту и виду работ. Через квартал видно, где повторные выезды случаются чаще обычного, и разговор идёт по цифрам.

Диспетчер тратит день на звонки: уточнить адрес, предупредить о переносе, найти инженера. Мы снимаем типовые звонки уведомлениями: клиенту уходит время приезда и напоминание накануне, инженеру — задача с адресом и контактом. Телефон остаётся для сложных случаев.

Хотите начать с заявок, графика выездов или актов? Оставьте заявку — посчитаем часы и предложим пилот на одной бригаде.