Автоматизация
бизнес-процессов
в Астане

Неделя дневников: сколько часов уходит на подготовку тендерной документации, на согласование договора внутри компании, на сбор отчётности для головного офиса. Числа собирают исполнители. После этого понятно, какой участок оплатит доработку за квартал.

Компания, работающая с крупными заказчиками, живёт закупками: мониторинг объявлений, подготовка пакета, сроки подачи, обеспечение заявки. Мониторинг обычно ведут вручную, и часть лотов теряется просто потому, что их не заметили. Мы собираем ленту подходящих закупок по фильтрам и ведём историю подач: по какому лоту участвовали, с какой ценой, чем закончилось.

Договор проходит юриста, финансиста, руководителя. Пока он ходит по почте, никто не знает, у кого он лежит третий день. Мы переводим маршрут в систему: этапы, сроки, замечания в одном месте, версия документа одна. Руководитель видит, где остановилось согласование, без обзвона отделов.

Филиал собирает отчёты в присланных формах, каждый месяц вручную. Формы меняются, данные берут из разных источников, цифры расходятся между версиями файла. Мы настраиваем сборку по расписанию из рабочих данных. Спор о цифрах закрывается журналом операций.

Своя валюта и округление, свои формы первичных документов, электронные счета-фактуры, свой набор реквизитов контрагента. Требования уточняем с вашим бухгалтером до разработки и закладываем их в шаблоны, а не правим после первой выгрузки.

Часть документов ведётся на казахском, часть на русском. Системе нужны двуязычные шаблоны и поля, устойчивые к смене раскладки. Закладывать это удобнее на старте.

Заявка на командировку, авансовый отчёт, чеки, сверка с бухгалтерией. Обычно это стопка бумаг и переписка. Мы переводим цикл в маршрут с фотографиями чеков и согласованием лимита. Бухгалтерия получает готовый комплект, а сотрудник не собирает подписи вручную.

Поручения с совещаний живут в протоколе, который открывают перед следующим совещанием. Мы переносим их в задачи со сроком и ответственным. Сводка по просроченным собирается сама и приходит руководителю утром.

Учётная система, банк, электронный документооборот, почта, мессенджер, хранилище файлов. Стыки проверяем на живых данных: контрагент должен одинаково называться везде. Расхождение справочников — обычная причина, по которой обмен работает вполсилы.

Инструкция по роли на одну страницу. Разбор на рабочем месте. Ответы в вашем чате первые недели. И человек внутри компании, который отвечает за сценарий дальше: чаще всего это руководитель административного отдела.

Код и сценарии в ваших аккаунтах, схема интеграций, журнал операций, маршруты согласования в описанном виде. Доступы оформлены на компанию.

Что система примет решение вместо руководителя и выиграет тендер. Она убирает ручной перенос, потерянные согласования и забытые сроки подачи. И мы не берём участок, который за квартал не отбивает работу.

Приём сотрудника тянет цепочку: заявка на подбор, согласование, оформление доступов, выдача техники, вводный инструктаж. Каждый шаг живёт в отдельной переписке, и новый человек первую неделю ждёт учётную запись. Мы собираем цикл в один маршрут с ответственными и сроками, а список доступов привязываем к должности.

Внутренние запросы на закупку, ремонт или ИТ-поддержку приходят письмами и теряются. Мы заводим единую точку приёма с категориями и сроками реакции. Заявитель видит статус сам, а руководитель — очередь по каждому подразделению.

Договоры, приложения и акты расходятся по почтовым ящикам. Мы заводим реестр: контрагент, предмет, срок действия, ответственный, сканы. Напоминание об окончании приходит заранее, а история переписки остаётся в компании при смене менеджера.

Хотите начать с закупок, согласований или отчётности? Оставьте заявку — посчитаем часы и предложим пилот.