Автоматизация
бизнес-процессов
в Краснодаре

Сезонный бизнес живёт короткими пиками. В сезон заявок втрое больше, чем в среднем по году, и схема, которая держалась зимой, рассыпается за неделю. Мы считаем нагрузку по худшей неделе прошлого года, а не по среднему значению. Сценарий проектируется под пик, иначе автоматизация подводит ровно тогда, когда нужна.

В сезон в отдел садятся временные люди. Система, которую надо изучать три дня, для них не существует. Интерфейс сводим к нескольким действиям, а инструкцию делаем на одну страницу с картинками. Права нарезаем по ролям: временный сотрудник не должен иметь доступ к ценам закупки.

Продукция с ограниченным сроком требует учёта по партиям, а не по позициям. Списание по принципу «раньше пришло — раньше ушло» закладывается в сценарий, иначе на складе копится товар, который нельзя отгружать. Мы фиксируем правила списания до запуска и проверяем их на реальных документах.

Юг работает на дальние плечи: заказ уходит машиной на несколько дней пути. Автоматизация здесь даёт больше всего пользы на статусах и документах. Клиент видит, где груз, без звонка менеджеру. Треки подтягиваем от перевозчика, если у него есть обмен данными, иначе оставляем ручной ввод с напоминанием ответственному.

У городской сети остатки между точками расходятся ежедневно. Мы настраиваем сверку по каждому адресу и отдельно фиксируем перемещения. Заказ с сайта резервирует товар на конкретной точке, а не на абстрактном складе: иначе покупатель приезжает за тем, что уже продано.

Сначала приём заявок из всех каналов. Вторым — сверку остатков. Третьим — документы. Всё сразу не берём: одновременный запуск на нескольких участках в сезон парализует работу.

Учётная система, касса, эквайринг, служба доставки, мессенджер, таблица смен. Стыки проверяем на живых данных: позиция должна одинаково называться в кассе, на сайте и в учёте. Расхождение справочников — самая частая причина, по которой автоматизация не взлетает.

Сценарии и код в ваших аккаунтах, схема интеграций, журнал операций, правила списания в письменном виде. Доступы оформлены на компанию.

Что система вытянет сезон без людей. Она снимает рутину и убирает потерянные заявки. Пик всё равно закрывают сотрудники. И мы не автоматизируем участок, который за квартал не отбивает работу.

Поставка в сеть — это отдельный набор правил: заказ приходит документом от торговой сети, отгрузка идёт в конкретное окно, штрафы за недопоставку прописаны в договоре. Мы автоматизируем приём таких заказов и сверку их с остатками: менеджер видит, что подтвердить можно, а что придётся согласовывать. Считаем и недопоставки за период. Такой отчёт редко кто ведёт. А он прямо превращается в деньги.

Часть товарных групп требует передачи сведений о движении товара в государственные системы. Ошибка в коде или пропущенное выбытие превращаются в претензию к компании, а не к подрядчику. Мы закладываем проверку на этапе приёмки и отгрузки: позиция без корректного кода в отгрузку не уходит. Расхождение подсвечивается ответственному в тот же день.

У части наших заказчиков услуга завершается на объекте: замер, доставка, установка. Расписание бригад, маршрут на день, акт с подписью клиента и фотографиями. Всё это заполняется с телефона на месте. Диспетчер видит, где бригада и сколько осталось до следующего адреса, и не звонит каждому по очереди.

Отсрочка платежа в оптовой торговле привычна. Напоминания об оплате при этом живут в голове бухгалтера. Мы ставим автоматические напоминания по срокам: сначала письмо клиенту, потом задача менеджеру, потом сигнал руководителю. Отчёт по срокам задолженности собирается сам и показывает, у кого отсрочка превратилась в привычку.

Пищевые и сельскохозяйственные партии сопровождаются декларациями соответствия, ветеринарными свидетельствами, протоколами лабораторий. Сроки действия у документов разные, и просроченная декларация останавливает отгрузку в самый неподходящий момент. Мы ведём реестр с датами окончания и напоминаниями ответственному за месяц. Скан привязывается к позиции и к партии, а не лежит отдельной папкой на диске.

Приёмка партии начинается с весов. Разница между заявленным и фактическим весом, влажность, сорность, брак — всё это фиксируется при разгрузке. Если данные заносят вечером по памяти, спор с поставщиком не выиграть. Мы переносим фиксацию на момент приёмки: показатели вводятся с телефона или планшета, акт расхождения формируется на месте.

Договор поставки живёт с приложениями: спецификации, дополнительные соглашения, протоколы разногласий. Через год нужную редакцию ищут перебором файлов. Мы заводим реестр с контрагентом, сроком, ответственным и сканами. Напоминание об окончании срока приходит заранее, а не после того, как поставка пошла без действующего договора.

Торговый представитель объезжает точки, фотографирует полку и отправляет отчёт в чат. Через месяц эти фотографии никто не найдёт. Мы привязываем визит к точке и дате: план объезда, отметка о визите с геопозицией, фотоотчёт, заявка на дозаказ. Супервайзер видит покрытие маршрута за неделю в отчёте, без пересказа по телефону.

Готовитесь к сезону? Оставьте заявку — посчитаем часы и предложим порядок работ.