Автоматизация
бизнес-процессов
в Казани

Перед выбором системы мы неделю замеряем время. Сколько уходит на перенос брони из почты в таблицу, на сверку остатков между точками, на ручную сборку отчёта по выручке. Считают два-три сотрудника по выгрузкам. Дальше видно, какой участок окупит доработку за квартал, а какой не окупит никогда.

У городской сети остатки между адресами расходятся ежедневно. Перемещение между точками оформляется по факту, а не задним числом. Мы настраиваем сверку по каждому адресу отдельно и отмечаем перемещения в момент отгрузки. Иначе фраза «есть в наличии» превращается в извинения перед гостем.

Общепит и гостиницы живут бронью. Она приходит из телефона, с сайта, из агрегатора и из мессенджера. Свободный стол при этом один. Мы сводим источники в общий календарь с блокировкой пересечений и напоминанием гостю. Отказ по телефону тоже фиксируется: через месяц видно, сколько гостей ушло из-за занятости и в какие часы.

Поток в Казани неравномерный: праздники, крупные события, школьные каникулы дают всплески. Сценарий проектируем под пик, а не под среднее значение по году. Смотрим прошлогоднюю выручку по неделям и закладываем нагрузку по худшей.

Партнёр работает по вашим стандартам, но в своей кассе и со своим персоналом. Нужен общий стандарт отчётности: что и в каком виде партнёр передаёт, в какой срок. Мы собираем такой отчёт автоматически из партнёрской кассы, а роялти считается по факту продаж, а не по присланной таблице.

Маршрут задачи зависит от того, кто сейчас на смене. Без связки с графиком система пишет сообщения людям, которые ушли домой. Мы привязываем распределение к сменному графику: заявка уходит дежурному, вечерняя сводка — управляющему, эскалация — владельцу.

Часть вывесок, меню и документов ведётся на двух языках. Для системы это означает двуязычные шаблоны и поля, которые не ломаются от смены раскладки. Закладывать это удобнее на старте: добавление второго языка в готовый сценарий обходится дороже.

Учётная система и касса, эквайринг, агрегаторы доставки, мессенджер, таблица смен. Стыки проверяем на живых данных: блюдо или позиция должны одинаково называться в кассе, на сайте и в учёте. Расхождение справочников — самая частая причина, по которой автоматизация буксует.

Сначала приём заявок и броней из всех каналов. Вторым — сверку остатков между точками. Третьим — отчётность для управляющего. Всё сразу не берём: одновременный запуск на нескольких участках парализует работу.

Инструкция на одну страницу под каждую роль. Разбор проходит прямо на смене. Памятка для новичка: в общепите состав меняется часто, и объяснять систему приходится заново.

Сценарии и код в ваших аккаунтах, схема интеграций, журнал операций, стандарт отчётности для партнёров. Доступы оформлены на компанию.

Что система заменит управляющего и выучит персонал. Она убирает ручной перенос и потерянные брони. И мы не берём участок, который за квартал не отбивает работу.

Цены поставщиков меняются каждую неделю, а калькуляция блюда живёт в файле от прошлого года. В результате наценка считается на глаз. Мы связываем закупочные цены с технологической картой: пересчёт себестоимости идёт автоматически, а заведующий производством видит, какие позиции перестали приносить маржу. Списания и порчу заводим туда же, иначе картина выходит красивой и неверной.

Гость пишет отзыв на картах и в соцсетях, а разбирает его тот, у кого нашлось время. Мы сводим упоминания в одну ленту с ответственным и сроком ответа. Плюс короткий опрос после визита. Через квартал видно, на какой точке и в какую смену жалоб больше, и разговор с управляющим идёт по цифрам.

Заказ из агрегатора приходит в отдельный планшет, и кухня получает его позже своих. Мы сводим каналы в одну очередь на производство: заказ попадает в общий поток с меткой источника, а стоп-лист уходит во все каналы разом. Иначе позиция, снятая на кухне, продолжает продаваться на площадке.

Смена закрывается, и начинается арифметика: кто сколько отработал, как поделить чаевые, кому начислить бонус за выручку. Эту часть обычно ведут в тетради и в мессенджере. Мы переносим график и отметки о сменах в систему, а расчёт бонуса привязываем к показателям, которые считает касса. Управляющий перестаёт тратить вечер воскресенья на сведение табеля.

Полная инвентаризация раз в квартал показывает расхождение, но не показывает, когда оно возникло. Мы переводим пересчёт на выборочный режим: несколько групп в неделю, по скользящему графику. Расхождение всплывает через дни, а не через месяцы, и виновный участок находится по журналу операций.

Программа лояльности часто сводится к пластиковой карте и памяти официанта. Покупки связываем с профилем гостя. Сценарии простые: напоминание тем, кто не заходил три месяца, поздравление с днём рождения, предложение на утренние часы. Рассылку ограничиваем по частоте. Если писать каждую неделю, отписки растут быстрее выручки.

Хотите начать с броней, остатков или отчётности? Оставьте заявку — посчитаем часы и предложим пилот на одной точке.